Teknis Pencarian Arsip
ditulis oleh Moch Rif'an berdasarkan pengalaman pencarian Arsip
A.
Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium
yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya. Akan tetapi, dalam perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Kata Arsip dalam bahasa
Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang karena pada
zaman dahulu tali atau benang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/ surat.
Selain pengertian secara ettimologi, ada pula pengertian kearsipan dari
sudut pandang yang lain, yaitu:
1. Menurut Ensiklopedi Administrasi
, arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan
swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan.
2. Menurut Undang-Undang No. 7
tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
3. Menurut Lembaga Administrasi
Negara (LAN) menyatakan bahwa arsip adalah
segala kertas, berkas, naskah, foto, film,mikro film, rekaman suara, gambar
peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau
salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,fungsi-fungsi
kebijakan yang dianggap informasi penting.
4. Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran oleh Drs The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran
tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat
yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan
dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul usul dari beberapa sumber
diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data / warkat/
surat/ naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang
dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/ swasta/ perorangan yang mempunyai
kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
B.
Fungsi arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya
arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam
literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas
records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih
secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi,
baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa
perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan
penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan
administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering
menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak
memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana
suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi
penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi..
Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat
dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam
satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan
arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam
suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk
disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat
dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam
tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan,
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi
sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun
pemerintahan.
C.
Peranan arsip
dalam sejarah antara lain sebagai berikut:
1.
Sebagai sumber informasi
Arsip dapat dijadikan sebagai
sumber informasi atau salah satu bahan penelitian ilmiah untuk mempelajari
persoalan tertentu yang sedikit terlupa mengenai keabsahannya dan kedetailannya
sehingga membutuhkan pengetahuan lebih banyak dari sumber terkait yang jelas,
tepat dan lengkap mengenai suatu peristiwa tertentu yang pernah terjadi.
2.
Sebagai sumber dokumentasi
Dalam hal ini arsip dapat
digunakan sebagai sumber dokumentasi dengan maksud untuk pertanggungjawaban
kepada generasi yang akan datang mengenai suatu peristiwa yang pernah terjadi
di masa lampau yang membutuhkan kebenaran yang nyata. Arsip ini digunakan
sebagai barang bukti yang benar, nyata dan lengkap mengenai kehidupan yang
pernah terjadi di masa lampau sehingga tidak memunculkan adanya kerancuan atau
keraguan atas suatu peristiwa penting yang cukup berpengaruh dan menentukan
dalam kehidupan berbangsa.
D.
Perolehan Arsip sebagai sumber sejarah:
1. mencari arsip dengan mengunjungi badan
arsip sebagai pusat penyimpanan arsip
2. dalam kunjugan ke badan arsip membutuhkan
surat pengantar dari institusi yang bersangkutan
3. memasuki badan arsip diwajibkan mengisi
buku tamu atau daftar pengunjung
4. proses pencarian arsip dimulai dengan menentukan tema terlebih dahulu
5. pencarian katalog arsip sesuai tema yang
digunakan
6. peminjaman arsip: mengisi blangko formulir
peminjaman arsip dengan mencantumkan nama koleksi arsip, judul dan kode katalog
arsip
7. arsip yang diperoleh kemudian difotokopi
sebagai salinan arsip aslinya
8. kopian arsip yang kita peroleh bisa dibawa
pulang sebagai sumber sejarah yang dibutuhkan
Comments