Teknis Pencarian Arsip

ditulis oleh Moch Rif'an berdasarkan pengalaman pencarian Arsip 

A.          Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya. Akan tetapi, dalam perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang karena pada zaman dahulu tali atau benang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/ surat.

Selain pengertian secara ettimologi, ada pula pengertian kearsipan dari sudut pandang yang lain, yaitu:

1.      Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan.

2.      Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

3.      Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)  menyatakan bahwa arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film,mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,fungsi-fungsi kebijakan yang dianggap informasi penting.

4.      Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur,  terencana, karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data / warkat/ surat/ naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/ swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

B.           Fungsi arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam   penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan  secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

C.          Peranan arsip dalam sejarah antara lain sebagai berikut:

1.      Sebagai sumber informasi

Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi atau salah satu bahan penelitian ilmiah untuk mempelajari persoalan tertentu yang sedikit terlupa mengenai keabsahannya dan kedetailannya sehingga membutuhkan pengetahuan lebih banyak dari sumber terkait yang jelas, tepat dan lengkap mengenai suatu peristiwa tertentu yang pernah terjadi.

2.      Sebagai sumber dokumentasi

Dalam hal ini arsip dapat digunakan sebagai sumber dokumentasi dengan maksud untuk pertanggungjawaban kepada generasi yang akan datang mengenai suatu peristiwa yang pernah terjadi di masa lampau yang membutuhkan kebenaran yang nyata. Arsip ini digunakan sebagai barang bukti yang benar, nyata dan lengkap mengenai kehidupan yang pernah terjadi di masa lampau sehingga tidak memunculkan adanya kerancuan atau keraguan atas suatu peristiwa penting yang cukup berpengaruh dan menentukan dalam kehidupan berbangsa.

D.          Perolehan Arsip sebagai sumber sejarah:

1.      mencari arsip dengan mengunjungi badan arsip sebagai pusat penyimpanan arsip

2.      dalam kunjugan ke badan arsip membutuhkan surat pengantar dari institusi yang bersangkutan

3.      memasuki badan arsip diwajibkan mengisi buku tamu atau daftar pengunjung

4.      proses pencarian arsip dimulai dengan  menentukan tema terlebih dahulu

5.      pencarian katalog arsip sesuai tema yang digunakan

6.      peminjaman arsip: mengisi blangko formulir peminjaman arsip dengan mencantumkan nama koleksi arsip, judul dan kode katalog arsip

7.      arsip yang diperoleh kemudian difotokopi sebagai salinan arsip aslinya

8.      kopian arsip yang kita peroleh bisa dibawa pulang sebagai sumber sejarah yang dibutuhkan